Moving Media Esclusione Vuoto Cellule

Una media che esclude i valori zero Veronica sa come utilizzare la funzione MEDIA per determinare la media di un intervallo di valori. Vorrebbe avere la media determinata in base ai valori diversi da zero nella gamma, però. La funzione di foglio più adatto a questo scopo è quello di utilizzare AVERAGEIF. Si può usare in questo modo: Questa funzione include solo nella media quelle cellule che contengono valori maggiori di zero. Se si desidera escludere anche celle vuote, è necessario utilizzare la funzione MEDIA. PIÙ. SE. Questa funzione è diversa da AVERAGEIF in quanto permette di specificare più criteri che indicano che le cellule a medio. Naturalmente, se si vuole affrontare il problema della vecchia scuola (senza l'utilizzo di AVERAGEIF o MEDIA. PIÙ. SE), poi ci sono diversi modi per procedere. Il primo è quello di ricordare come una media viene calcolata. Esso è definito come la somma di una serie di valori diviso per il numero di elementi nella gamma. Così, si potrebbe calcolare la media di esclusione semplicemente facendo in modo che il denominatore (il numero che si sta dividendo per) non include i valori pari a zero. Per esempio: Questo approccio utilizza la funzione COUNTIF per determinare il numero di celle dell'intervallo (A1: A50) che dont contenere zero. Se questo intervallo contiene non solo zeri, ma anche celle vuote, e non volete le celle vuote capito nel risultato, allora avete bisogno di utilizzare una formula più complessa: la funzione COUNTIF conta cellule che non esplicitamente restituiscono 0, ma sarà contare le celle vuote e il testo. Il termine COUNTBLANK adatta per le celle vuote e la differenza tra CONTA. valori e COUNT regola il conteggio totale per le celle che contengono testo. Naturalmente è anche possibile utilizzare una formula di matrice per fare il calcolo: Ricordate che le formule di matrice devono essere inseriti utilizzando la combinazione CtrlShiftEnter. Questa formula di matrice esclude inoltre spazi vuoti o celle che contengono testo. Tutto sommato è più facile da usare il AVERAGEIF o funzioni MEDIA. PIÙ. SE. Quando volete non vuole usarli quando è necessario condividere la cartella di lavoro con gli utenti delle versioni di Excel prima di Excel 2007. (Questo è quando sono state aggiunte le funzioni di Excel.) Aggiungere, modificare, trovare, o chiaro formati condizionali Saperne di più formattazione formattazione condizionale condizionale aiuta a rispondere a domande specifiche su visivamente i dati. È possibile applicare la formattazione condizionale a un intervallo di celle, una tabella di Microsoft Excel o un rapporto di tabella pivot. Ci sono differenze importanti da capire quando si utilizza la formattazione condizionale su un rapporto di tabella pivot. I vantaggi di formattazione condizionale Ogni volta che l'analisi dei dati, spesso porsi domande, come ad esempio: dove sono le eccezioni in un riepilogo dei profitti negli ultimi cinque anni, quali sono le tendenze in un sondaggio di marketing nel corso degli ultimi due anni che ha venduto più di 50.000 dollari questo mese Qual è la distribuzione complessiva di età dei dipendenti Quali prodotti hanno superiore a 10 di ricavi aumenta di anno in anno che sono i performante alti e più bassi gli studenti che svolgono nella classe matricola formattazione condizionale aiuta a rispondere a queste domande, rendendo più facile per evidenziare le celle interessanti o intervalli di celle, sottolineare i valori insoliti, e visualizzare i dati utilizzando barre dei dati, scale di colori, e set di icone. Un formato condizionale cambia l'aspetto di un intervallo di celle in base alle condizioni (o criteri). Se la condizione è vera, l'intervallo di celle è formattata basata su quella condizione, se il condizionale è falso, l'intervallo di celle non è formattato in base a questa condizione. È possibile ordinare e filtrare in base al formato, tra cui il colore delle cellule e colore del carattere, se hai manualmente o condizionatamente formattato le celle. Nota: Quando si crea un formato condizionale, è possibile fare riferimento solo altre celle sullo stesso foglio di lavoro o, in alcuni casi, le cellule in fogli di lavoro nella stessa cartella di lavoro aperto. Non è possibile utilizzare la formattazione condizionale su riferimenti esterni a un'altra cartella di lavoro. La formattazione condizionale per un rapporto di tabella pivot formattazione condizionale in un rapporto di tabella pivot è diversa dalla formattazione condizionale in un intervallo di celle o una tabella Excel in diversi modi: Se si modifica il layout del rapporto di tabella pivot filtrando, nascondendo i livelli, comprimere ed espandere i livelli, o spostare un campo, il formato condizionale viene mantenuta finché i campi dati che non vengono rimossi. La portata del formato condizionale per campi nell'area Valori può essere basata sulla gerarchia dei dati ed è determinata da tutti i bambini visibili (il successivo livello inferiore in una gerarchia) di un genitore (livello superiore in una gerarchia) sulle righe per una o più colonne o colonne per una o più righe. Nota: Nella gerarchia dei dati, i bambini non ereditano la formattazione condizionale dal genitore, e il genitore non eredita la formattazione condizionale dai bambini. Ci sono tre metodi per scoping il formato condizionale di campi nella zona Valori: dalla selezione, dal campo corrispondente, e di campo del valore. Il metodo predefinito di scoping campi nella zona Valori è dalla selezione. È possibile modificare il metodo di scoping di campo corrispondente o il campo valore utilizzando Applica regola di formattazione al pulsante di opzione, la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione, o la finestra di dialogo Regola Modifica formattazione. I tre metodi di scoping (scheda Home, gruppo Stili, il comando Formattazione condizionale) offrono una maggiore flessibilità a seconda delle esigenze: Scoping per selezione Utilizzare questo metodo se si desidera selezionare: un insieme contiguo di campi nella zona di valori, come ad esempio tutti dei totali di prodotto per una regione. Una serie contigua di campi nella zona di valori, come ad esempio i totali di prodotti per le diverse regioni di tutta livelli nella gerarchia dei dati. Scoping dal campo di valore Utilizzare questo metodo se si desidera: Evitare di fare molte selezioni discontinue. Condizionale formattare una serie di campi nella zona di valori per tutti i livelli nella gerarchia dei dati. Includi subtotali e totali complessivi. Scoping dal campo corrispondente Utilizzare questo metodo se si desidera: Evitare di fare molte selezioni discontinue. Condizionale formattare una serie di campi nella zona Valori per un livello nella gerarchia dei dati. Quando si formattare condizionalmente i campi nella zona Valori per la parte superiore, inferiore, superiore alla media, o al di sotto dei valori medi, la regola si basa su tutti i valori visibili per impostazione predefinita. Tuttavia, quando si ambito dal campo corrispondente, anziché utilizzando tutti i valori visibili, è possibile opzionalmente applicare il formato condizionale per ciascuna combinazione di: una colonna e il suo campo riga padre. Una fila e il suo campo colonna padre. La formattazione condizionale attraverso fogli di lavoro, è possibile utilizzare la formattazione condizionale sulle cellule che si fa riferimento in un altro foglio di lavoro nella stessa cartella di lavoro. Questa funzionalità non è disponibile tra le cartelle di lavoro. Formattare tutte le cellule utilizzando un due colori scale scala di colore sono guide visive che aiutano a capire la distribuzione e la variazione dei dati. Una scala a due colori consente di confrontare un intervallo di celle utilizzando una gradazione di due colori. La tonalità del colore rappresenta i valori superiori o inferiori. Ad esempio, in una scala di colori verde e rosso, è possibile specificare che le cellule di maggior valore avere un colore più verde e cellule valore inferiori hanno un colore più rosso. Se una o più celle nell'intervallo contengono una formula che restituisce un errore, la formattazione condizionale non viene applicata all'intera gamma. Per garantire che la formattazione condizionale viene applicata a tutta la gamma, utilizzare una funzione IS o IFERROR per restituire un valore diverso da un valore di errore. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su scale di colore. Selezionare una scala a due colori. Passa il mouse sopra le icone della scala colore per vedere quale icona è una scala a due colori. Il colore superiore rappresenta valori più alti, ed il colore inferiore rappresenta valori inferiori. È possibile modificare il metodo di scoping per campi nell'area Valori di un rapporto di tabella pivot utilizzando il pulsante Opzioni di formattazione che appare accanto a un campo di tabella pivot che ha applicato la formattazione condizionale. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Gestione delle regole. Viene visualizzata la finestra di dialogo Regole formattazione condizionale Manager. Effettuare una delle seguenti operazioni: Per aggiungere un formato condizionale, fare clic su Nuova regola. viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione. Per modificare un formato condizionale, effettuare le seguenti operazioni: Assicurarsi che il foglio di lavoro, tavolo, o rapporto di tabella pivot appropriata viene selezionata nelle regole di formattazione per Visualizza casella di riepilogo. Opzionalmente, modificare l'intervallo di celle facendo clic su Comprimi finestra nella applica alla casella per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo, selezionando la nuova gamma di celle del foglio, e poi selezionando Expand dialogo. Selezionare la regola e quindi fare clic su Modifica regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Regola Modifica formattazione. Sotto Applica la regola alle. per eventualmente modificare il campo di applicazione per i campi nella zona Valori di un rapporto di tabella pivot da: Selezione, fare clic su celle selezionate. Tutte le cellule di una etichetta valore, fare clic tutte le cellule che mostrano i valori labelgt ltValue. Tutte le cellule di un etichetta di valore, escludendo subtotali e il totale complessivo, fare clic su tutte le cellule che mostrano i valori labelgt ltValue per ltRow Labelgt. In Selezionare un tipo di regola. Fare clic su Formato tutte le celle in base ai loro valori (default). In Modifica Descrizione regola. nella casella di riepilogo Formato Stile, selezionare Scala 2-Color. Per selezionare un tipo nella casella Tipo di minimo e massimo. effettuare una delle seguenti: Formato valori minimo e massimo selezionare il valore più basso e più alto valore. In questo caso, non si immette un valore minimo e massimo. Formattare un numero, la data, o il valore di tempo Selezionare Numero. e quindi immettere un valore minimo e massimo. Formattare una percentuale Select percentuale. e quindi immettere un valore minimo e massimo. I valori validi sono compresi tra 0 (zero) a 100. Non inserire un segno di percentuale. Utilizzare una percentuale quando si desidera visualizzare tutti i valori proporzionalmente a causa della distribuzione dei valori è proporzionale. Formattare un percentile Select percentile e quindi immettere un valore minimo e massimo. percentili validi sono compresi tra 0 (zero) e 100. Utilizzare un percentile quando si desidera visualizzare un gruppo di alti valori (come il 20thpercentile superiore) in un colore di grado percentuale e valori bassi (come ad esempio il 20 ° percentile in basso) in un altro colore grade proporzione, perché rappresentano i valori estremi che potrebbe inclinarsi la visualizzazione dei dati. Formattare un risultato formula Select Formula. e poi inserire i valori minimo e massimo. La formula deve restituire un numero, data, o il valore del tempo. Inizia la formula con un segno di uguale (). formule non valide provocano alcuna formattazione applicata. È una buona idea per testare la formula per fare in modo che si pretende molto restituire un valore di errore. Assicurarsi che il valore minimo è inferiore al valore massimo. È possibile scegliere un diverso tipo per il minimo e massimo. Ad esempio, è possibile scegliere un numero per minimo una percentuale per Massimo. Per scegliere un Minimo e Massimo scala colore, fare clic su Colore per ciascuno, e quindi selezionare un colore. Se si vuole scegliere i colori complementari o creare un colore personalizzato, fare clic su Altri colori. La scala di colore selezionato viene visualizzato nella casella di anteprima. Formattare tutte le cellule utilizzando un tre colori scale scala di colore sono guide visive che aiutano a capire la distribuzione e la variazione dei dati. Una scala a tre colori consente di confrontare un intervallo di celle utilizzando una gradazione di tre colori. La tonalità del colore rappresenta più alto, medio, o valori inferiori. Ad esempio, in una scala di colori verde, giallo e rosso, è possibile specificare che le cellule più alto valore hanno un colore verde, cellule valore intermedio avere un colore giallo, e le cellule valore inferiori hanno un colore rosso. Se una o più celle nell'intervallo contengono una formula che restituisce un errore, la formattazione condizionale non viene applicata all'intera gamma. Per garantire che la formattazione condizionale viene applicata a tutta la gamma, utilizzare una funzione IS o IFERROR per restituire un valore specificato (ad esempio 0, o NA) anziché un valore di errore. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su scale di colore. Selezionare una scala a tre colori. Il colore superiore rappresenta i valori più alti, il colore centro rappresenta i valori medi, e il colore di fondo rappresenta i valori più bassi. Passa il mouse sopra le icone della scala colore per vedere quale icona è una scala a tre colori. È possibile modificare il metodo di scoping per campi nell'area Valori di un rapporto di tabella pivot utilizzando il pulsante Opzioni di formattazione che appare accanto a un campo di tabella pivot che si è applicata la formattazione condizionale .. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o tabella pivot rapporto. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Gestione delle regole. Viene visualizzata la finestra di dialogo Regole formattazione condizionale Manager. Effettuare una delle seguenti operazioni: Per aggiungere un formato condizionale, fare clic su Nuova regola. viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione. Per modificare un formato condizionale, effettuare le seguenti operazioni: Assicurarsi che il foglio di lavoro, tavolo, o rapporto di tabella pivot appropriata viene selezionata nelle regole di formattazione per Visualizza casella di riepilogo. Opzionalmente, modificare l'intervallo di celle facendo clic su Comprimi finestra nella applica alla casella per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo, selezionando la nuova gamma di celle del foglio, e poi selezionando Expand dialogo. Selezionare la regola e quindi fare clic su Modifica regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Regola Modifica formattazione. Sotto Applica la regola alle. per eventualmente modificare il campo di applicazione per i campi nella zona Valori di un rapporto di tabella pivot da: Selezione, fare clic soli queste cellule. campo corrispondente, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue con gli stessi campi. campo Valore, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue. In Selezionare un tipo di regola. Fare clic su Formato tutte le celle in base ai loro valori. In Modifica Descrizione regola. nella casella di riepilogo Formato Stile, selezionare Scala 3-Color. Selezionare un tipo di minimo. Punto medio. e Massimo. Effettuare una delle seguenti operazioni: Formato valori minimo e massimo Selezionare un punto medio. In questo caso, non si immette un valore più basso e più alto. Formattare un numero, la data, o il valore di tempo Selezionare Numero. e quindi immettere un valore per minimo. Punto medio. e Massimo. Formattare una percentuale Select percentuale. e quindi immettere un valore per minimo. Punto medio. e Massimo. I valori validi sono compresi tra 0 (zero) a 100. Non inserire un segno di percentuale (). Utilizzare una percentuale quando si desidera visualizzare tutti i valori in proporzione, perché l'utilizzo di una percentuale che assicura la distribuzione dei valori è proporzionale. Formattare un percentile Select percentile e quindi immettere un valore per minimo. Punto medio. e Massimo. percentili validi sono compresi tra 0 (zero) e 100. Utilizzare un percentile quando si desidera visualizzare un gruppo di alti valori (come la parte superiore 20 ° percentile) in un colore di grado percentuale e valori bassi (come ad esempio il 20 ° percentile in basso) in un altro colore grado proporzione, perché rappresentano i valori estremi che potrebbe inclinarsi la visualizzazione dei dati. Formattare un risultato formula Select Formula. e quindi immettere un valore per minimo. Punto medio. e Massimo. La formula deve restituire un numero, data, o il valore del tempo. Inizia la formula con un segno di uguale (). formule non valide provocano alcuna formattazione applicata. È una buona idea per testare la formula per fare in modo che si pretende molto restituire un valore di errore. È possibile impostare minima, punto medio, e valori massimi per l'intervallo di celle. Assicurarsi che il valore minimo è inferiore al valore di punto medio. che a sua volta è inferiore al valore massimo. È possibile scegliere un diverso tipo per la minima. Punto medio. e Massimo. Ad esempio, è possibile scegliere un numero minimo, percentile Punto medio, e cento massima. In molti casi, il valore di default Punto medio del 50 per cento funziona meglio, ma è possibile regolare questo per adattarsi requisiti unici. Per scegliere un minimo. Punto medio. e la scala massima di colore, fare clic su Colore per ciascuno, e quindi selezionare un colore. Se si vuole scegliere i colori complementari o creare un colore personalizzato, fare clic su Altri colori. La scala di colore selezionato viene visualizzato nella casella di anteprima. Formattare tutte le celle utilizzando i dati bar Una barra dei dati aiuta a vedere il valore di una cella rispetto ad altre cellule. La lunghezza della barra dati rappresenta il valore nella cella. Una barra rappresenta più un valore più alto, e una barra inferiore rappresenta un valore più basso. barre dei dati sono utili per individuare i numeri più alti e più bassi, soprattutto con grandi quantità di dati, come ad esempio la vendita superiore e inferiore giocattoli a vendere in un rapporto di vendite di festa. Tip: Se una o più celle nell'intervallo contengono una formula che restituisce un errore, la formattazione condizionale non viene applicata all'intera gamma. Per garantire che la formattazione condizionale viene applicata a tutta la gamma, utilizzare una funzione IS o IFERROR per restituire un valore (ad esempio 0 o NA) anziché un valore di errore. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stile, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. clicca barre dei dati. e quindi selezionare l'icona barra dei dati. È possibile modificare il metodo di scoping per campi nell'area Valori di un rapporto di tabella pivot utilizzando la regola di formattazione al pulsante di opzione Applica. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Gestione delle regole. Viene visualizzata la finestra di dialogo Regole formattazione condizionale Manager. Effettuare una delle seguenti operazioni: Per aggiungere un formato condizionale, fare clic su Nuova regola. viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione. Per modificare un formato condizionale, effettuare le seguenti operazioni: Assicurarsi che il foglio di lavoro, tavolo, o rapporto di tabella pivot appropriata viene selezionata nelle regole di formattazione per Visualizza casella di riepilogo. Opzionalmente, modificare l'intervallo di celle facendo clic su Comprimi finestra nella applica alla casella per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo, selezionando la nuova gamma di celle del foglio, e poi selezionando Expand dialogo. Selezionare la regola e quindi fare clic su Modifica regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Regola Modifica formattazione. Sotto Applica la regola alle. per eventualmente modificare il campo di applicazione per i campi nella zona Valori di un rapporto di tabella pivot da: Selezione, fare clic soli queste cellule. campo corrispondente, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue con gli stessi campi. campo Valore, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue. In Selezionare un tipo di regola. Fare clic su Formato tutte le celle in base ai loro valori. In Modifica Descrizione regola. nella casella di riepilogo Formato Stile, selezionare Data bar. Selezionare un tipo di minimo e massimo. Effettuare una delle seguenti operazioni: Formato valori minimo e massimo selezionare il valore più basso e più alto valore. In questo caso, non si immette un valore per il minimo e massimo. Formattare un numero, la data, o il valore di tempo Selezionare Numero. e quindi immettere un valore minimo e massimo. Formattare una percentuale Select percentuale. e quindi immettere un valore per minimo e massimo. I valori validi sono compresi tra 0 (zero) a 100. Non inserire un segno di percentuale (). Utilizzare una percentuale quando si desidera visualizzare tutti i valori in proporzione, perché l'utilizzo di una percentuale che assicura la distribuzione dei valori è proporzionale. Formattare un percentile Select percentile e quindi immettere un valore per minimo e massimo. percentili validi sono compresi tra 0 (zero) e 100. Utilizzare un percentile quando si desidera visualizzare un gruppo di alti valori (come la parte superiore 20 ° percentile) in una proporzione barra dei dati e valori bassi (come ad esempio il 20 ° percentile in basso) in un altro dati bar proporzione, perché rappresentano i valori estremi che potrebbe inclinarsi la visualizzazione dei dati. Formattare un risultato formula Select Formula. e quindi immettere un valore per minimo e massimo. La formula deve restituire un numero, data, o il valore del tempo. Inizia la formula con un segno di uguale (). formule non valide provocano alcuna formattazione applicata. È una buona idea per testare la formula per fare in modo che si pretende molto restituire un valore di errore. Assicurarsi che il valore minimo è inferiore al valore massimo. È possibile scegliere un diverso tipo di minimo e massimo. Ad esempio, è possibile scegliere un numero minimo e un massimo di cento. Per scegliere una scala minima e massima del colore, clic sulla barra colore. Se si vuole scegliere i colori complementari o creare un colore personalizzato, fare clic su Altri colori. Il colore della barra selezionata viene visualizzata nel riquadro di anteprima. Per visualizzare solo la barra dei dati e non il valore nella cella, selezionare Solo Show Bar. Per applicare un solido bordo a barre dei dati, selezionare bordo continuo nella casella di riepilogo di frontiera e scegliere un colore per il bordo. Per scegliere tra una barra piena e un bar gradiated, scegliere Riempimento solido o Riempimento gradiente nella casella di riepilogo riempimento. Per formattare barre negativi, fare clic su Valore negativo e Asse e poi, nel Valore negativo e finestra di dialogo Impostazioni Axis, scegliere le opzioni per la barra di riempimento e di frontiera i colori negativi. È possibile scegliere le impostazioni di posizione e un colore per l'asse. Dopo aver terminato la selezione delle opzioni, fare clic su OK. È possibile cambiare la direzione delle barre scegliendo un'impostazione nella casella di riepilogo Direzione Bar. Questo è impostato su Context per impostazione predefinita, ma è possibile scegliere tra una destra da sinistra a destra e una direzione a sinistra, a seconda di come si desidera presentare i dati. Format tutte le cellule utilizzando un set di icone Utilizzare un set di icone per annotare e classificare i dati in tre a cinque categorie separate da un valore di soglia. Ogni icona rappresenta un intervallo di valori. Ad esempio, nel set di icone 3 frecce, la freccia verde in alto rappresenta i valori più alti, la freccia laterale gialla rappresenta i valori medi, e la freccia giù rossa rappresenta i valori più bassi. È possibile scegliere di visualizzare le icone solo per le celle che soddisfano la condizione, ad esempio, la visualizzazione di un'icona di avviso per quelle cellule che scendono al di sotto di un valore critico e nessun icone per quelli che superano esso. Per fare questo, è nascondere le icone selezionando Nessuna icona cellulare dall'elenco a discesa icona accanto all'icona quando si impostano le condizioni. È inoltre possibile creare la propria combinazione di set di icone, per esempio, un segno di spunta verde simbolo, un semaforo giallo e una bandiera rossa. Problema: La formattazione condizionale doesnt appaiono per ogni cella nell'intervallo Se una o più celle nell'intervallo contengono una formula che restituisce un errore, la formattazione condizionale non viene applicata a tutta la gamma. Per garantire che la formattazione condizionale viene applicata a tutta la gamma, utilizzare una funzione IS o IFERROR per restituire un valore (ad esempio 0 o NA) anziché un valore di errore. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stile, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. clicca Icon Set. e quindi selezionare un set di icone. È possibile modificare il metodo di scoping per campi nell'area Valori di un rapporto di tabella pivot utilizzando la regola di formattazione al pulsante di opzione Applica. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Gestione delle regole. Viene visualizzata la finestra di dialogo Regole formattazione condizionale Manager. Effettuare una delle seguenti operazioni: Per aggiungere un formato condizionale, fare clic su Nuova regola. viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione. Per modificare un formato condizionale, effettuare le seguenti operazioni: Assicurarsi che il foglio di lavoro, tavolo, o rapporto di tabella pivot appropriata viene selezionata nelle regole di formattazione per Visualizza casella di riepilogo. Opzionalmente, modificare l'intervallo di celle facendo clic su Comprimi finestra nella applica alla casella per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo, selezionando la nuova gamma di celle del foglio, e poi selezionando Expand dialogo. Selezionare la regola e quindi fare clic su Modifica regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Regola Modifica formattazione. Sotto Applica la regola alle. per eventualmente modificare il campo di applicazione per i campi nella zona Valori di un rapporto di tabella pivot da: Selezione, fare clic soli queste cellule. campo corrispondente, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue con gli stessi campi. campo Valore, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue. In Selezionare un tipo di regola. Fare clic su Formato tutte le celle in base ai loro valori. In Modifica Descrizione regola. nella casella di riepilogo Formato Stile, selezionare Set di simboli. Selezionare un set di icone. Il valore predefinito è 3 semafori (Unrimmed). Il numero di icone e gli operatori di confronto predefinite ei valori di soglia per ogni icona può variare per ogni set di icone. Se si desidera, è possibile regolare gli operatori di confronto e valori di soglia. L'intervallo predefinito di valori per ogni icona sono uguali in termini di dimensioni, ma è possibile regolare questi per soddisfare le vostre esigenze specifiche. Assicurarsi che le soglie sono in una sequenza logica di alto al più basso da cima a fondo. Effettuare una delle seguenti operazioni: Formattare un numero, data, o il valore di tempo Selezionare Numero. Formattare una percentuale Select percentuale. I valori validi sono compresi tra 0 (zero) a 100. Non inserire un segno di percentuale (). Utilizzare una percentuale quando si desidera visualizzare tutti i valori in proporzione, perché l'utilizzo di una percentuale che assicura la distribuzione dei valori è proporzionale. Formattare un percentile Select percentile. percentili validi vanno da 0 (zero) e 100. Utilizzare un percentile quando si desidera visualizzare un gruppo di valori elevati (ad esempio all'inizio 20 ° percentile) utilizzando una particolare icona e valori bassi (ad esempio il 20 ° percentile inferiore) utilizzando un'altra icona , perché rappresentano i valori estremi che potrebbe inclinarsi la visualizzazione dei dati. Formattare un risultato formula Select Formula. e quindi immettere una formula in ogni casella Valore. La formula deve restituire un numero, data, o il valore del tempo. Inizia la formula con un segno di uguale (). formule non valide provocano alcuna formattazione applicata. È una buona idea per testare la formula per fare in modo che si pretende molto restituire un valore di errore. Per rendere la prima icona rappresentano i valori più bassi e l'ultima icona rappresentare i valori più alti, selezionare Inverti l'ordine Icon. Per visualizzare solo l'icona e non il valore nella cella, selezionare Solo Mostra icona. Potrebbe essere necessario regolare la larghezza della colonna per accogliere l'icona. Ci sono tre formati di icone. La dimensione dell'icona che viene visualizzata dipende dalla dimensione del carattere che viene utilizzato in quella cella. Formato solo le celle che contengono testo, numerici o data e ora i valori per trovare facilmente cellule specifiche all'interno di un intervallo di celle, è possibile formattare quelle cellule specifiche sulla base di un operatore di confronto. Ad esempio, in un foglio di lavoro di inventario ordinati per categorie, è possibile evidenziare i prodotti con meno di 10 articoli a portata di mano in giallo. Oppure, in un foglio di lavoro di sintesi negozio al dettaglio, è possibile identificare tutti i negozi con profitti superiori a 10, i volumi di vendita meno di 100.000, e della regione pari a sud-est. Nota: Non è possibile formattare condizionalmente i campi nella zona Valori di un rapporto di tabella pivot da un testo o la data, solo in base al numero. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stile, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Regole di evidenziare le celle. Selezionare il comando che si desidera, ad esempio tra. Uguale a testo che contiene. o una data di che si verificano. Inserire i valori che si desidera utilizzare, quindi selezionare un formato. È possibile modificare il metodo di scoping per campi nell'area Valori di un rapporto di tabella pivot utilizzando la regola di formattazione al pulsante di opzione Applica. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Gestione delle regole. Viene visualizzata la finestra di dialogo Regole formattazione condizionale Manager. Effettuare una delle seguenti operazioni: Per aggiungere un formato condizionale, fare clic su Nuova regola. viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione. Per modificare un formato condizionale, effettuare le seguenti operazioni: Assicurarsi che il foglio di lavoro, tavolo, o rapporto di tabella pivot appropriata viene selezionata nelle regole di formattazione per Visualizza casella di riepilogo. Opzionalmente, modificare l'intervallo di celle facendo clic su Comprimi finestra nella applica alla casella per nascondere temporaneamente la finestra di dialogo, selezionando la nuova gamma di celle del foglio di lavoro o in altri fogli di lavoro, e quindi selezionando Expand dialogo. Selezionare la regola e quindi fare clic su Modifica regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Regola Modifica formattazione. Sotto Applica la regola alle. per eventualmente modificare il campo di applicazione per i campi nella zona Valori di un rapporto di tabella pivot da: Selezione, fare clic soli queste cellule. campo corrispondente, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue con gli stessi campi. campo Valore, fare clic su Tutte le cellule fieldgt ltvalue. In Selezionare un tipo di regola. fare clic su Formato celle che contengono solo. In Modifica Descrizione regola. in Formato solo le cellule con casella di riepilogo, effettuare una delle seguenti operazioni: Formato per numero, data, ora o selezionare la cella Valore. selezionare un operatore di confronto, e quindi immettere un numero, la data o l'ora. Ad esempio, selezionare Tra e quindi immettere 100 e 200. oppure selezionare Uguale a e quindi immettere 112.009. È inoltre possibile inserire una formula che restituisce un numero, la data, o il valore del tempo. Se si immette una formula, avviarlo con un segno di uguale (). formule non valide provocano alcuna formattazione applicata. È una buona idea per testare la formula per fare in modo che si pretende molto restituire un valore di errore. Formato da un testo Selezionare testo specifico. scegliere un operatore di confronto, e quindi inserire il testo. Ad esempio, selezionare Contiene e quindi immettere argento. oppure selezionare Partendo quindi inserire Tri. Le quotazioni sono inclusi nella stringa di ricerca, ed è possibile utilizzare i caratteri jolly. La lunghezza massima di una stringa è di 255 caratteri. È inoltre possibile inserire una formula che restituisce il testo. Se si immette una formula, avviarlo con un segno di uguale (). formule non valide provocano alcuna formattazione applicata. È una buona idea per testare la formula per fare in modo che si pretende molto restituire un valore di errore. Formato per data Selezioni le date che si verificano. e quindi selezionare un confronto data. Ad esempio, selezionare ieri o la settimana successiva. Formattare le celle con spazi vuoti o niente spazi Select spazi o senza spazi. Un valore vuoto è una cella che non contiene dati ed è diverso da una cella che contiene uno o più spazi (spazi sono considerati come testo). Formattare le celle con l'errore o no valori di errore Select errori o errori. valori di errore includono:, VALORE. DIV0. NOME. NA, REF. NUM. e NULL. Per specificare un formato, fare clic su Formato. Viene visualizzata la finestra di dialogo Formato celle. Selezionare il numero, tipo di carattere, il bordo, o compilare formato che si desidera applicare quando il valore della cella soddisfa la condizione, e quindi fare clic su OK. È possibile scegliere più di un formato. I formati selezionati vengono visualizzati nel riquadro di anteprima. Formato solo superiore o inferiore allineato valori È possibile trovare i valori più alti e più bassi in un intervallo di celle che si basano su un valore di cutoff specificato. Ad esempio, è possibile trovare i primi 5 prodotti venduti in un rapporto regionale, il fondo 15 prodotti in un sondaggio tra i clienti, o le prime 25 stipendi in un'analisi personale del reparto. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stile, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Regole TopBottom. Selezionare il comando che si desidera, come il Top 10 articoli o inferiore 10. Inserire i valori che si desidera utilizzare, quindi selezionare un formato. È possibile modificare il metodo di scoping per campi nell'area Valori di un rapporto di tabella pivot utilizzando la regola di formattazione al pulsante di opzione Applica. Selezionare una o più celle in un intervallo, una tabella o rapporto di tabella pivot. Nella scheda Home, nel gruppo Stili, fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale. e quindi fare clic su Gestione delle regole. Viene visualizzata la finestra di dialogo Regole formattazione condizionale Manager. Effettuare una delle seguenti operazioni: Per aggiungere un formato condizionale, fare clic su Nuova regola. The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Just these cells . Corresponding field, click All ltvalue fieldgt cells with the same fields . Value field, click All ltvalue fieldgt cells . Under Select a Rule Type . click Format only top or bottom ranked values . Under Edit the Rule Description . in the Format values that rank in the list box, select Top or Bottom . Do one of the following: To specify a top or bottom number, enter a number and then clear the of the selected range check box. Valid values are 1 to 1000. To specify a top or bottom percentage, enter a number and then select the of the selected range check box. Valid values are 1 to 100. Optionally, change how the format is applied for fields in the Values area of a PivotTable report that are scoped by corresponding field. By default, the conditional format is based on all visible values. However when you scope by corresponding field, instead of using all visible values, you can apply the conditional format for each combination of: A column and its parent row field, by selecting each Column group . A row and its parent column field, by selecting each Row group . To specify a format, click Format . The Format Cells dialog box is displayed. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Format only values that are above or below average You can find values above or below an average or standard deviation in a range of cells. For example, you can find the above average performers in an annual performance review or you can locate manufactured materials that fall below two standard deviations in a quality rating. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Style group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click TopBottom Rules . Select the command that you want, such as Above Average or Below Average . Enter the values that you want to use, and then select a format. You can change the method of scoping for fields in the Values area of a PivotTable report by using the Apply formatting rule to option button. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope for fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Just these cells . Corresponding field, click All ltvalue fieldgt cells with the same fields . Value field, click All ltvalue fieldgt cells . Under Select a Rule Type . click Format only values that are above or below average . Under Edit the Rule Description . in the Format values that are list box, do one of the following: To format cells that are above or below the average for all of the cells in the range, select Above or Below . To format cells that are above or below one, two, or three standard deviations for all of the cells in the range, select a standard deviation. Optionally, change how the format is applied for fields in the Values area of a PivotTable report that are scoped by corresponding field. By default, the conditionally format is based on all visible values. However when you scope by corresponding field, instead of using all visible values, you can apply the conditional format for each combination of: A column and its parent row field, by selecting each Column group . A row and its parent column field, by selecting each Row group . Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Format only unique or duplicate values Note: You cannot conditionally format fields in the Values area of a PivotTable report by unique or duplicate values. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Style group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Highlight Cells Rules . Select Duplicate Values . Enter the values that you want to use, and then select a format. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet or table is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Select a Rule Type . click Format only unique or duplicate values . Under Edit the Rule Description . in the Format all list box, select unique or duplicate . Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Use a formula to determine which cells to format If your conditional formatting needs are more complex, you can use a logical formula to specify the formatting criteria. For example, you may want to compare values to a result returned by a function or evaluate data in cells outside the selected range, which can be in another worksheet in the same workbook. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet or other worksheets, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope for fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Selected cells . Corresponding field, click All cells showing ltValues fieldgt values . Value field, All cells showing ltValues fieldgt for ltRowgt . Under Select a Rule Type . click Use a formula to determine which cells to format . Under Edit the Rule Description . in the Format values where this formula is true list box, enter a formula. You must start the formula with an equal sign () and the formula must return a logical value of TRUE (1) or FALSE (0). Example 1: Use one conditional format with multiple criteria and cell references outside of the range of cells In this formula, one conditional format with multiple criteria applied to the range A1:A5 formats the cells green if the average value for all of the cells in the range is greater than the value in cell F1 and any cell in the range has a minimum value greater than or equal to the value in G1. Cells F1 and G1 are outside of the range of cells for which the conditional format is applied. The AND function combines multiple criteria, and the AVERAGE and MIN functions calculate the values. Green cell color Example 2: Shade every other row by using the MOD and ROW functions This formula shades every other row in the range of cells a blue cell color. The MOD function returns a remainder after a number (the first argument) is divided by divisor (the second argument). The ROW function returns the current row number. When you divide the current row number by 2, you always get either a 0 remainder for an even number or a 1 remainder for an odd number. Because 0 is FALSE and 1 is TRUE, every odd numbered row is formatted. Blue cell color Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. You can enter cell references in a formula by selecting cells directly on a worksheet or other worksheets. Selecting cells on the worksheet inserts absolute cell references. If you want Excel to adjust the references for each cell in the selected range, use relative cell references. Find cells that have conditional formats If your worksheet has one or more cells with a conditional format, you can quickly locate them so that you can copy, change, or delete the conditional formats. You can use the Go To Special command to either find only cells with a specific conditional format or find all cells with conditional formats. Find all cells that have a conditional format Click any cell without a conditional format. On the Home tab, in the Editing group, click the arrow next to Find amp Select . and then click Conditional Formatting . Find only cells with the same conditional format Click the cell that has the conditional format that you want to find. On the Home tab, in the Editing group, click the arrow next to Find amp Select . and then click Go To Special . Click Conditional formats . Click Same under Data validation . Clear conditional formats Do one of the following: On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Clear Rules Click Entire Sheet . In a range of cells, table, or PivotTable Select the range of cells, table, or PivotTable for which you want to clear conditional formats. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Clear Rules . Depending on what you have selected, click Selected Cells . This Table . or This PivotTable. How to Use Excel: The Top 10 Things to Learn Excel is one of the most powerful software tools in the world for collecting, analyzing, and summarizing data. But its incredible power comes at a cost: Excel is a massive program, and it can take beginners months or even years to master it. Many first-time Excel users dont take advantage of all of the programs functionality we often find new learners manually entering data when they could be using formulas and functions to speed up and expedite their work. With that in mind, weve compiled a list of the 10 most important places to start when youre learning how to use Excel. The goal of this guide is to familiarize you with Excels most useful functions mdash not to provide an in-depth overview of all of them. If you find yourself struggling to follow along, use the Further Reading section of each chapter for more detailed tutorials and additional examples. Without further ado: heres our beginners primer on how to use Excel mdash from worksheet basics to formulas and functions to Pivot Tables. Cell and workbook basics Before getting started with Excel, its important to learn the programs basic structure so that you can navigate it effectively. Each Excel file is called a workbook mdash we often use the terms workbook and file interchangably when talking about Excel. Like many other programs, Excel allows you to save, open, and close workbooks from the File menu, which is located in the top left corner of the screen in the Ribbon. the menu of options along the top of an Excel document. Pressing File leads us to the backstage view. an administrative area that gives us access to Excels most important workbook-handling functions: Save. Open. Print. and Close : Within each workbook, Excel contains multiple worksheets. which appear as tabs along the bottom of the screen. Worksheets are an easy way to contain multiple pages of data within one workbook in a logical manner. Generally, we place every individual calculation or table within its own worksheet to keep our data organized and easily accessible. Each worksheet contains a grid of rows. columns. and cells. Rows appear along the side of the sheet, and are labeled using numbers starting with 1. Columns appear along the top of the sheet, and are labeled using letters starting with A. At the intersection of every row and column lies a cell, which is referred to by its address. which is a combination of its row number and cell letter. For example, the cell C5 lies at the intersection of row 5 and column C . We can also refer to cells using ranges. which are series of contigous cells that lie next to each other. For example, the range between cells C3 and C6 can be selected all at once (see screenshot below). When we refer to a cell range, we put a colon (. ) between the first and last cells within that range. Below, weve highlighted the range C3:C6 : When you select a cell and start typing, you can insert data into that cell. Data comes in a variety of formats, including numbers, letters, and equations. Any individual cell can contain any of the following types of data accepted by Excel: Numbers . which are numerical values like 5 or 78.34. Numbers can be used as part of calculations like addition, subtraction, and multiplication. Strings . which are bits of text like Boston or SnackWorld. Strings can be manipulated in various ways, like finding pieces of text within them or chopping them in half. Date . which represent days in our standard calendar, like 5192019 . Cell references . which point Excel to other cells in your workbook, like C9. Well learn more about cell references further on in this tutorial. Functions . which are formulas that allow you to quickly and easily perform calculations that would be difficult to do by hand. These functions are often based on the contents of other cells within your workbook, and can output numbers, strings, or dates. And if you enter a function into Excel that doesnt make sense, itll give you an error. like NA. Whenever you see an error like this, it means that theres a problem with your function and you need to revise it. Those are the basics of workbooks and cells, but theres lots more to learn. Check out the more detailed articles below for further reading. Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Sorting and filtering data One of the simplest and most immediately useful features of Excel is that it can sort and filter large sets of data incredibly quickly and easily. You can use this capability to alphabetize lists, order sales numbers by value, or screen lists down to a small subset of items based on criteria that you specify. Take, for example, the below list, which contains a number of rows representing items sold by customer: The above is a useful list, but it would be easier to read if we could sort by customer name to group all sales to the same customer together. To sort a list, position your cursor in the header cell of the column youd like to sort, head to the Data tab on the Ribbon, and click the Quick sort button. In the below example, weve selected cell C2 to tell Excel that we want to sort by Customer name. Note our results after we press the Quick Sort button, which is highlited in yellow on the ribbon of the page below: We can also sort data based on more advanced parameters by highlighting our entire data set and pressing the Sort button in the Data tab, highlighted in yellow below: Pressing this button will open the Sort dialogue. which allows us to specify a set of more complicated sorting criteria mdash including sorting by multiple fields in a specified order. In addition to sorting, we can also filter our data. Filtering means cutting down a large data set to a smaller subset of rows that satisfy certain specified criteria. To test filtering, well place our cursor within our data table, then head to the Data tab on the ribbon and hit the Filter option, highlighted in yellow below: Notice that after filtering our data, small dropdown arrows appear next to the headings of each of our columns. We can click these arrows to open up the Filter Dialogue. which allows us to filter our data set so that it shows only certain rows. Below, weve used the Filter Dialogue to select only rows for which the Month is equal to February . When we press the OK button, our data set will be trimmed down: now, only February rows are shown. The beauty of filtering is that no rows have actually been deleted our entire original data set is preserved. Weve just temporarily filtered out rows in which the Month is equal to anything other than February. Notice the blue row labels on the left-hand side of the screen mdash those indicate that our data has been filtered. Now that you know how to use basic sorting and filtering, check out our more in-depth articles below. Theyll show you how to perform advanced custom sorts and add multiple filters based on dates, values, and text. Further reading How formulas work Formulas are the backbone of most advanced calculations within Excel. Think of a formula as an equation mdash its a series of steps that lead to a final output. You can tell Excel that youre entering a formula in Excel by starting your input with the equals sign ( ). For example, try entering the following into a cell: Since Excel sees the sign at the beginning of the line, it realizes that its being given a formula to calculate. It then sees 54 and adds the two numbers together, outputting a final value of 9 . Formulas often contain more than just numbers and operators like the sign. They can also contain one or more functions. Think of a function as a machine that helps you quickly and easily make calculations that would be difficult to perform by hand. Each function is like a recipe: it takes in a list of ingredients, and the recipe spits out something totally new mdash and, in most cases, more useful than what you put in. Each function is made up of three parts: First, a function name. which describes what the function does mdash like the name of a recipe. Function names are built into Excel. For example, there is a SUM function that adds together a series of values, and a AVERAGE function that averages together multiple values. Well explore the various functions available to you throughout these tutorials. Second, arguments. which combine within the function to output something bigger mdash like the ingredients of a recipe. For example, if we wanted to take the AVERAGE of 4 and 6. the arguments to the function would be the numbers four and six. In a function, arguments are separated by commas within parentheses. Third, output. which is what comes out of the function when its finished calculating mdash like the final product of a cooked recipe. For example, if we took the AVERAGE of 4 and 6. the output would be 5 . Take a look at the examples of completed formulae below. Can you identify the function names, arguments, and output Within formulae, we can also nest functions. Nesting functions means using the output of one function as the argument for another. For example, if we wanted to AVERAGE the numbers 4 and 6 and add the resulting value to the number 10 using SUM. we could do so by nesting functions like so: Notice that weve included the AVERAGE function within the SUM function, effectively nesting the two functions together. Whenever Excel encounters nested functions like these, it evaluates them starting on the inside and working out. For the sake of simplicity, throughout these tutorials, well evaluate nested functions step-by-step just like Excel does to show you every stage of the process, like so: Nesting isnt just limited to two layers mdash you can nest as many functions within each other as youd like. Take a look at the following formula mdash which we havent broken down step-by-step mdash and see if you can figure out why it outputs what it does. You now know the basics of how to use formulas and nested functions in Excel. Check out the tutorials below for more detailed information Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Cell references Excel really starts to get insteresting when you start using cell references. Cell references are parts of a formula that connect to another cell or cell range within your worksheet. Take a look at the following formula, which contains the most basic type of cell reference: In this piece of code, were telling Excel to go to cell C4. evaluate it, and return whatever value it contains. Likewise, we could ask Excel to look at cell E6 and pull its value like so: Cell references are useful because they can be included within functions. This enables you to perform complex calculations based on sets of cells that would otherwise be difficult to perform manually. For example, take the following SUM function: This function will automatically SUM up all values in the entire range C3:C7 mdash in other words, cells C3. C4. C5. C6. and C7 . By default, cell references are relative. This means that they will change as we copy and paste them from cell to cell. Lets take a look at an example to clarify what this means. The following spreadsheet contains sales data for three product categories ( Cookies. Brownies. and Gummy Worms ), as well as a blank Total row. Weve inserted a SUM formula in the Total row to calculate total Cookies sales by summing cells C4:C6 : Our total is set for Cookies. but wed like to it to display for the other product categories as well. Lets copy the formula in cell C7 by pressing Ctrl C on Windows or 8984 C on a Mac. Then, well click and drag to select cells D7 and E7 and paste our formula using Ctrl V on Windows or 8984 V on a Mac. Notice what happens to the formula in cell D7 mdash it changes Our formula now references the cell range D4:D6 instead of C4:C6. This is the magic of relative cell references. As we copy and paste formulas from cell to cell, our references change to accomodate. Relative cell references are convenient, but there are some times during which we dont want our cell references to shift when we copy and paste. Consider the following sheet, in which weve created a static value in cell H4 to represent a tax amount taken off of our total sales: Our formula works in cell C8. but when we copy and paste it to the right, our relative cell references change and our formula breaks: Fortunately, theres a good solution to this problem: absolute cell references. Absolute cell references allow us to lock the row or column of a reference mdash or both mdash so that they do not change when we copy and paste from one cell to another. The symbol indicates an absolute cell reference. It can be used before the column letter, the row number, or both, and indicates that the given column letter or row number should not be changed when copying and pasting from cell to cell. Heres an updated version of our formula, with an absolute reference used to lock the column letter on the reference to our tax rate cell, H4 : Notice what happens when we copy and paste this formula to the right. Our H4 reference doesnt change, because the column letter is locked. Our formula now works for all cells into which were pasting it When working with absolute and relative cell references, its important to remember that you can use them on the row, column, or both. Heres a handy table to help understand what that symbol means when it appears: Both row and column will change as cell is copied and pasted. Remember, rows and columns in a cell range can also be locked. For example, the range A1:B8 will have its columns locked as it is copied and pasted. The range A1:B8 will lock its rows. Those are the basics of cell references mdash both relative and absolute. Check out the article below for more detailed information. Further reading Mathematical functions Now that weve covered the basics of Excel, its time to get into the programs more advanced features mdash starting with mathematical functions themselves. Excel has hundreds of functions available for use, and it would be impossible to cover all of them in this short tutorial. So, to start, well provide a brief overview of some of Excels most common mathematical functions. SUM is one of Excels simplest mdash and most-used mdash mathematical functions. It can take as many arguments as you want to give it, in the form of numbers, cell references, or cell ranges. Given these arguments as inputs, it outputs the SUM of all values provided mdash including each individual cell within a cell range. Heres a basic use of the SUM function, in which we add up a series of manually-entered numbers: Heres a slightly more complicated use of the SUM function, in which we add up a series of individual cells by specifying them as unique arguments to the function: And, finally, heres a better use of the SUM function, in which we use a cell range to add up the values in a series of contiguous cells: Check out our detailed SUM tutorial for even more details and information. The AVERAGE function works much like the SUM function: it takes as arguments a list of numbers or cell ranges. Unlike SUM it outputs the AVERAGE of the values provided. Heres a basic use of AVERAGE in action: And heres AVERAGE used with a cell range: The MAX function starts to get a little more complicated: given input arguments of numbers, cell references, or cell ranges, MAX finds the maximum individual value provided and outputs it. MAX is particularly useful when working with large quantities of data to determine high values within a set mdash like students highest score on a test or a daily high stock price. Take a look at the following formula, in which weve used MAX to find the maximum value within a series of individual numbers: Of course, like SUM and AVERAGE. MAX is most useful when applied to large ranges of cells. Consider the following example, in which a SnackWorld analyst uses MAX to find the highest dollar sales value out of a set of product categories for a given month: MAX has many applications, and as you get more and more comfortable with Excel, youre sure to find multiple uses for it within your spreadsheets. You can also use the closely-related MIN formula to find minimum values within a set. Check our our MAX and MIN tutorials for more. COUNT is another frequently-used function in Excel. Given a cell range or set of values, it counts the instances in which a number appears in the given range. Consider the following example: The above formula outputs 3. because there are three instances of numbers provided as arguments. A COUNT function provided with non-numerical inputs would not count them mdash it would only include the count of numbers provided as arguments: COUNT can also be used on a range of values like so: How is this useful in practice Use the COUNT function in your sheets to count data points, like number of test scores, number of items sold in a given period of time, and more. COUNT also has a sister function called COUNTA. which includes cells that contain text in its totals. Stop by our COUNT and COUNTA tutorial pages for more info. Further reading Lookup functions Now that weve got a handle on some of Excels basic mathematical functions, its time to move on to a more complicated class of tools: lookups. Lookup functions allow us to look up a given value on a table with multiple rows and columns dynamically. Thats quite a mouthful, so lets take a look at a real-world example to give you an idea what we mean. Take a look at the below spreadsheet, which lists SnackWorld unit sales and profit for various item categories in a given month. Lets say that a SnackWorld analyst wants to pull the Unit Sales number for the Lollipops category. She could just look it up on the table mdash but manually looking it up becomes infeasible if the table is too large mdash for example, if it contains hundreds or thousands of rows and columns. Its also time-consuming. What if we could create a tool in which we enter a category name, and the Unit Sales number for that category is automatically pulled from our input table We can accomplish the above using the VLOOKUP function. VLOOKUP takes a table and a lookup value as inputs, browses the given table for the lookup value in question, and finds whatever sits in a corresponding column number specified. Heres how it works: Given a set tablearray. VLOOKUP finds the given lookupvalue within that array, then moves over colindexnum columns to pull the corresponding data point. Take a look at the following use of VLOOKUP in action, in which we use the formula to pull the unit sales numbers for Lollipops : In the example above, we provide VLOOKUP with a lookup value, Lollipops. and a table to look in B2:D7. We also tell it that in the table specified, we want it to look 2 columns in for the data point, which corresponds to the Unit Sales column. When VLOOKUP finds the Lollipops value in our table B2:D7. it moves over 2 columns and pulls our unit sales number: 25,000,000. Weve just successfully created a simple lookup formula How is this useful in practice VLOOKUP can be used with cell references to create a dynamic data-pulling tool very quickly and easily. Take a look at the following example, in which weve used cells C9 and C10 to create dynamic input and output fields for a formula to pull profitability numbers: Notice that our VLOOKUP formula now references cell C9 instead of a hard-coded value like Lollipops. And when we change the text in C9 to another category name on our table, the formula in C10 automatically updates by pulling profitability numbers for the given category. Like magic, weve created a quick tool to pull data based on simple user inputs mdash all with one simple VLOOKUP formula Check out our in-depth VLOOKUP tutorial for more info on this powerful function. INDEX MATCH Once youve mastered VLOOKUP. its time to move on to an even more powerful lookup formula: INDEX MATCH. INDEX MATCH isnt actually a single function, but rather a combination of two separate Excel functions: INDEX and MATCH. We use it in place of VLOOKUP for almost all of our lookups, because it confers several important advantages: Counting isnt necessary. VLOOKUP forces you to count columns, providing it with a colindexnum to indicate which column to pull data from. INDEX MATCH allows you to skip this step, instead selecting the column in question directly. Inserting columns is easy. Since VLOOKUP uses a colindexnum for its lookup, inserting columns into your lookup table can often break your formulas. INDEX MATCH prevents these problems by eliminating the colindexnum argument. Backwards lookups are possible. INDEX MATCH allows you to look up values that are to the left of your item or category list, rather than only those that are to the right. Even more functionality. INDEX MATCH allows you to take advantage of a plethora of more advanced functionality mdash including both vertical and horizontal lookups two-dimensional lookups and lookups with more than one criteria. Covering how INDEX MATCH works is beyond the scope of this tutorial, but check out our complete guide to INDEX MATCH for more information and a full explanation. Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Logical functions Logical functions are some of the most advanced formulas you can create in Excel. They allow us to tell Excel to choose one of various possible outputs depending on a condition that we specify. This functionality becomes incredibly useful when you want Excel to make decisions for you: for example, marking a test score as Passing if it is over 70 marking a salespersons quota as met if she has exceeded 20M in monthly sales or marking a stock as High-priority if its price drops below a certain limit. IF statements IF statements are the foundation of logical functions in Excel. IF statements look like this: When an IF statement runs, it first takes a look at the logicalexpression provided by the user. If the logicalexpression is a TRUE statement, the IF statement outputs valueiftrue otherwise, it outputs valueiffalse . Lets take a look at a very basic IF statement as a practical example: In the formula above, IF first evaluates its logicalexpression. 7lt3. Since this expression is FALSE. Excel ignores the valueiftrue argument and instead outputs the valueiffalse argument, Incorrect answer . Of course, the above example isnt particularly useful, because we dont need a complicated formula to tell us that 7 is not equal to 3. But IF becomes significantly more useful when we combine it with other functions mdash for example, SUM . In the following example, we use IF statements to dynamically provide output based on whether a salesperson met her sales quota for the first quarter of the year. The salespersons monthly sales are listed in a table we nest a SUM function inside an IF statement to total up the sales and compare it to a quota, which weve included in the formula via a cell reference. Lets break down whats happening in the above formula. First, our IF statement evaluates its logicalexpression. which asks whether the SUM of cells C3:C5 is greater than or equal to the value in cell F2. If it is, the sales quota is met and the formula outputs its valueiftrue. which is set as a cell reference to the text in cell F3. If not, the sales quota is not met and the formula outputs its valueiffalse. which is set as a cell reference to the text in cell F4. In this case, our sales quota is met, and the formula outputs a message of congratulations: Great job. But try lowering the values in cells C3:C5 so that their sum is below 20,000,000. Youll see that our message changes dynamically once our salesperson falls below quota. Those are the basics of IF statements, but you can do much more with them than just compare whether two values are equal to each other, or whether one is greater than the other. Check out the following list of logical operators in Excel for a full overview of how IF can be used to compare values or strings: Once youve got a handle on the IF statement, its time to move on to an even more useful Excel feature: SUMIF. This handy function allows us to take the SUM of every number in a range of values, provided that certain external criteria for those values are met. Lets take a look at a basic example of SUMIF in action to demonstrate. Consider the following spreadsheet, which lists SnackWorlds monthly sales by item type and product category. We already know how to use VLOOKUP and INDEX MATCH to dynamically pull the sales numbers for any individual Item. But what if we wanted to SUM up sales for every item within a given Category We can do this using the SUMIF function. Take a look at its syntax below: Given an input range of data points and a set criteria that we want those data points to fulfill, SUMIF will take the SUM of all numbers within a separately-provided sumrange. Heres a practical example of SUMIF used to solve our category problem above: In the above example, SUMIF takes a look at the range C3:C7 and evaluates each cell in that range based on its provided criteria. the value in the given cell is equal to the value in cell G4. Note the syntax weve used to tell Excel that we want to evaluate equality to cell G4. The sign, in quotes, the ampersand ( amp ), and then a reference to cell G4. This syntax might be confusing at first, but its just how SUMIF works note that we can replace that sign with any other logical operator, like lt or ltgt . After examining each cell in the range C3:C7. Excel adds the corresponding value in the range D3:D7 to a SUM total if and only if our criteria is true mdash in this case, if the Category is equal to the value in cell G4. Baked Goods. In this case, our final output is 11,000,000. because there were 11,000,000 total sales of Baked Goods in the data set provided. The best part about this formula is that its dynamic. Try changing the string in cell G4 from Baked Goods to Candy and watch as our category sales calculation automatically updates. The above may take a little time to digest, but walk through it a couple times and youll get a handle on how SUMIF works. If youre still having trouble, take a look at our in-depth SUMIF tutorial for more details and examples. Once youve mastered SUMIF. its also worth checking out our overview of SUMIFS. which is SUMIF s big brother. SUMIFS allows you to conditionally SUM values in a row based on multiple criteria rather than just a single criteria. Its also worth noting that SUM isnt the only function that has a conditional formula. COUNTIF works much the same way, but it COUNT s rows instead of SUM ming them. Further reading Creating charts Formulas and numbers arent all that Excel has to offer. In addition to displaying data numerically, its also excellent at displaying data visually using charts and graphs. In this section, well give you a brief overview of Excels charting capabilities, and show you how to generate graphs based off of your data. The most important first step to creating a chart is preparing your data. To generate a chart, youll need to create a data summary table that shows the exact data points that youd like to appear on your chart. Oftentimes, we create summary table for use with charts and graphs by leveraging the Excel functions we discussed above, including lookups, SUMIF. and COUNTIF. In the example below, weve consolidated a list of SnackWorld sales by category and month. Once your data is ready for charting, select your entire table by clicking and dragging your mouse, or using hotkeys ( Ctrl A using Windows or 8984 A on a Mac). Then, navigate to the Insert tab on the Ribbon, hit the Charts button, and select the type of chart you would like to create. In our example, well create a Clustered Column chart from our data. Our chart is created With just a few simple clicks, weve taken a data summary table and made it visually clear and accessible for our users. There are many different chart types available in Excel, so its important to think carefully about which visual will most clearly communicate your data. In the example below, weve used the same data to create a Stacked Column chart, which gives us a more useful look at total sales by month segmented by product category. Of course, the chart above is lacking some crucial details mdash for example, it doesnt have a title, so we have no idea what year our data comes from (or, for that matter, what companys sales data it represents). Once youve created your chart, ensure that your users have all the data they need by adding a title, axis labels, and other formatting, like a legend and data labels. All of these options are available when you select your chart and go to the Layout tab on the Ribbon: There are many complex charting options in Excel mdash including advanced features like manually-set axis labels, statistical analysis, and customized styling. Play around with the options in the Layout. Design. and Format tabs on the ribbon to familiarize yourself with the full range of Excels capabilities. Or, check out our in-depth article on charting for more information. Further reading Pivot Tables Once youve mastered Excels basic formulas mdash like SUM. SUMIF. IF statements, and VLOOKUP s mdash you should be able to perform some fairly complex analysis on your spreadsheets given enough time. But what if you need to perform calculations quickly and accurately under tight deadlines Oftentimes, writing formulas it too time-intensive and error-prone for real business applications, particularly when faced with time constraints. Fortunately, theres an easy alternative to complex formulas: Pivot Tables. Pivot Tables are a tool built into Excel that allows you to analyze large amounts of data quickly and accurately. Lets take a look at a Pivot Table in action to explain the concept. The spreadsheet below contains sales data for a number of SnackWorld orders in the first quarter of the year 2019. The data is in what we call flat file format. which means that it is broken down to its most granular level: each individual order is on its own line all relevant information (including the customer name, order date, quantity ordered, item, and total price) is broken out in each row and each column heading represents a distinct type of data (like Customer or Item ) rather than a data point (like January 2019 or February 2019 ). Making sure that our data is properly structured in flat file format is a critical first step in building a Pivot Table. For more information and specifics on flat file format, be sure to check out our article on how to make a Pivot Table . Once weve got our data in order, we can make our Pivot Table. Start by selecting any cell within the input data table then, head to the Insert tab on the Ribbon and select the PivotTable option: A Create PivotTable dialogue will appear. We can change some of these options when we get to more advanced Pivot Table training down the line, but for now feel free to leave everything as-is and click the OK button: A new sheet will appear that contains our Pivot Table. Notice that Excel has inserted a blank Pivot Table graphic on the left-hand side of the screen, and opened a new PivotTable Field List dialogue on the right: The PivotTable Field List contains a listing of all of the column headings within the data table we used as an input. We can add any of these column headings to the Report Filter. Column Labels. Row Labels. and Values sections below to generate different types of Pivot Table reports that segment our data different ways. Specifically: Report Filter allows us to filter our output based on the values in one or more fields. Column labels lets us summarize by a particular field across the top of the screen (columns). Row Labels lets us summarize by a particular field down the side of the screen (rows). Values Specifies the column data that wed like to summarize mdash for example, Total price . Thats all a lot to keep track of mdash so lets take a look at a real-life example to get a better handle on what this all means. Suppose that a SnackWorld analyst wants to summarize total sales by customer over the entire period contained within our data table. She could do so by dragging the Customer column to the Row Labels section mdash to indicate that we want each row of our Pivot Table to represent a unique customer mdash and the Total Price column to the Values section mdash to indicate that we want to sum up Total Price by customer. Move the field names around to different sections of the Pivot Table by clicking and dragging with your mouse. Without any formulas or functions, Excel has automatically added up the Total Price column for each of our customers. Weve created an accurate summary table quickly and easily with minimal effort based on a large input data set mdash thats the magic of Pivot Tables There are lots more things we can do with Pivot Tables by moving our columns between the four boxes at the bottom of the screen. For example, by dragging the Quantity column into the Values section alongside Total Price. we can sum both fields at once, segmented by customer. This view shows both total sales dollars and total quantity of goods ordered by customer: We can also drag another field mdash like Item mdash to the Column Labels section of the report to create a two-dimensional summary breaking out total sales by customer and item: Or, we can drag a field to the Report Filter section to filter our output table based on one or more criteria that we specify. In the following example, weve dragged the Item column to the Report Filter box to open up a dialogue that allows us to filter our output based on item type. The power of Pivot Tables is practically limitless mdash they can be used in a massive variety of situations to segment and summarize data. Theyre particularly valuable when calculating a SUM. COUNT. or AVERAGE across a large data set. For more detailed information about how to set up and use Pivot Tables, be sure to check out our in-depth explanation of Pivot Table features . Further reading Advanced formatting Now that youve got a handle on data manipulation in Excel, its time to learn some advanced formatting techniques to polish your spreadsheets mdash making them both beautiful to look at and easy to interpret. The most useful of these features is called Conditional Formatting. Its an Excel tool that allows you to format cells (i. e. change how they look) based on the values that they contain. For example, you could use Conditional Formatting to highlight all cells that contain values over a certain threshold or, you could use it to turn cells that contain larger numbers green and cells that contain smaller numbers red. Lets take a look at a common example of conditional formatting in practice to get a first-hand view of just how useful it is. Take a look at the below spreadsheet, prepared by a SnackWorld analyst. It shows the companys total monthly sales by product category for the year of 2019: The SnackWorld CEO, upon seeing this data, had an important comment: the information is all there, but its very hard to read the chart and identify trends without spending a significant amount of time looking at the numbers. Our analyst could create a chart or graph representing the data, but she wants to preserve it in table form so that exact sales numbers for each category and month can quickly be pulled. Is there an easy way that we could make this data easier to look at while preserving its integrity The answer is conditional formatting. Lets test it out by highlighting our data set mdash excluding the dates on the left-hand side of the chart, because we do not want to format those mdash and clicking the Conditional Formatting button on the Home tab of the Ribbon: A large formatting menu opens up giving us several options: Highlight Cells Rules allow us to highlight particular cells based on the values that they contain. We can specify criteria telling Excel to highlight cells that contain values greater than or less than a certain threshold between two numbers equal to a certain value or string containing a given substring and more. Top Bottom Rules allow us to highlight particular cells that are important relative to other values in our data set. For example, we could highlight the ten largest or smallest cells by value the top or bottom 10 of cells by value or cells containing values greater than or less than the data set average. Data Bars show values relative to the whole data set using a graph-type visual overlay. Color Scales change the background color of cells based on the values that those cells contain on a scale. Color scales use color gradients, with the highest-value cells appearing at one end of the gradient spectrum and the lowest-value cells appearing at the other end. For our analysts purposes, the Color Scales option will work the best to show our data. Lets select it and choose one of the color scales available. The first option, which well choose, highlights the highest-value cells in green, the middle value cells in yellow, and the lowest-value cells in red. When we select this color scale, Excel tints our cells on a spectrum, with the highest values in green and the lowest values in red. Note that the program automatically uses a gradient, making it very easy to tell where our data values fall in the range. To clear conditional formatting, select all formatted cells and look at the Clear Rules menu in the Conditional Formatting dialogue: Those are the basics of conditional formatting, but theres much more to learn. Check out our full conditional formatting tutorial for more information Further reading There you have it: the top ten places to start when youre learning how to use Excel. We hope that this tutorial has been helpful as you start off with this amazing and powerful program. Our website features dozens of free, easy-to-follow courses on how to use Excels formulas, functions, and other features, so be sure to check it out for more information as you learn. And if you have any questions or comments for us, wed love to hear them mdash sound off in the Comments section below. Thanks for coming by Please enable JavaScript to view comments.